SOPIMUSEHDOT
Sopimusehdot Tapahtumaan: Koti Expo
Järjestäjä:
Event Makers Finland Oy
67700 Kokkola
Y-tunnus 3497082-2
Puhelin: +358 50 561 3976
Sähköposti: info@eventmakers.fi
Ilmoittautuminen tapahtumaan:
Ilmoittautuminen tehdään täyttämällä ilmoittautumislomake tapahtuman sivulla tai sähköpostitse/puhelimitse järjestäjälle. Järjestäjä vahvistaa varauksen kirjallisella tilausvahvistuksella. Mikäli asiakas ei reklamoi tilausvahvistuksesta 14vrk:n sisällä astuu sopimus voimaan. Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä näytteilleasettajan osallistumisen.
Ilmoittautumisten mukaiset paikkatoivomukset pyritään huomioimaan lopullisessa sijoittelussa. Järjestäjällä on oikeus Näytteilleasettajaa kuulematta vaihtaa tilausvahvistuksen mukaista osaston sijaintia ilmoittamalla muutoksesta Näytteilleasettajalle. Tällaisilla muutoksilla ei ole vaikutusta hintoihin.
Varausvaiheessa pohjakartta on myyntikartta ja tapahtuman lopullinen pohjakartta muovautuu osastomyynnin toteuman perusteella. Lopullinen pohjakartta julkaistaan viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa.
Ympäristömaksu sisältyy paikkavuokraan. Ympäristömaksulla katetaan energiatehokkuutta, jätteenkäsittelyä, lajittelua ja sähkönkulutusta. Maksun avulla pyrimme edistämään kestävää kehitystä ja ympäristöystävällistä käyttäytymistä.
Laskutus:
Osastopaikat ja lisäpalvelut laskutetaan ennen tapahtumaa.
Lasku tulee maksaa laskun eräpäivään mennessä.
Eräpäivän jälkeen saapuneista suorituksista perimme 8 %:n viivästyskoron.
Peruuttaminen:
Näytteilleasettaja voi peruuttaa veloituksetta osallistumisen 14 päivän kuluessa siitä, kun järjestäjän tilausvahvistus on saapunut näytteilleasettajalle.
Tämän jälkeen tehdystä peruutuksesta peritään 50 % osastopaikan hinnasta, kun peruutus tehdään 90 vuorokautta ennen tapahtumaa.
Alle 90 vuorokautta ennen tapahtumaa tehdyistä peruutuksista peritään 100 % osastopaikan hinnasta.
Varattaessa osastopaikka alle 90 vuorokautta ennen tapahtumaa, ei peruutusoikeutta ole.
Varausmaksua ei peruuttamisen yhteydessä palauteta.
Osaston rakentaminen:
Osastorakentamisesta ja kalustuksesta vastaa Maiseri Oy. Kaikki osastorakenteet ja kalusteet on tilattava järjestäjältä viimeistään 30 päivää ennen tapahtumaa.
Näytteilleasettaja huolehtii osastonsa rakentamisesta, mikäli ei ole tilannut osastorakenteita järjestäjältä. Näytteilleasettaja vastaa että rakenteet/somisteet ovat riittävän lujia, siistejä ja turvallisia sekä vastaa mahdollisista rakenteiden tai somisteiden aiheuttamista vahingoista. Järjestäjällä on oikeus poistattaa messualueelta häiritsevät ja epäasialliset rakenteet ja mainokset.
Näytteilleasettaja ei saa ilman sopimusta käyttää toisen näytteilleasettajan rakentamia väliseiniä tai rakenteita. Itse rakentamien rakenteiden aiheuttamista vaurioista vastaa näytteilleasettaja. Kaikenlainen kiinnittäminen rakennuksen lattia-, pilari- ja seinärakenteisiin on kielletty. Osaston rakennekorkeus on 250 cm. Korkeammista rakennelmista sovittava järjestäjän kanssa etukäteen. Lattioissa ei saa käyttää teippejä, joista jää liimaa lattiaan tai jotka irrottavat maalit lattioista. Asiakkaiden yhteystiedot luovutetaan messurakentajalle osastojen rakentamista varten (ei muihin käyttötarkoituksiin).
Myynti ja markkinointi tapahtumassa:
Tuotteiden myynti, mainostaminen ja esittely messuilla on sallittua osastolla.
Näytteilleasettajien ja esiteltävien tuotteiden/palveluiden tiedot ovat näkyvillä tapahtuman nettisivuilla veloituksetta. Järjestäjä ei vastaa painotuotteissa tai nettisivuilla olevien mahdollisten virheiden aiheuttamista vahingoista.
Mainosten jakaminen on sallittua vain omalla messuosastolla (ei käytävillä). Mainosten jakaminen ilman järjestäjän lupaa on kielletty messuhallissa sekä ulkoalueilla.
Sähköt / valaistus:
Järjestäjä huolehtii tapahtuman yleisvalaistuksesta. Osastojen valaistuksesta vastaa näytteilleasettaja.
Sähköliittymä on tilattava aina erikseen omalle osastolle.
Järjestäjän nimeämä asennusliike suorittaa sähköasennukset kaikille osastoille. Sähköjen asennustyöt on kunkin näytteilleasettajan itse kustannettava. Järjestäjä ei vastaa mahdollisen sähkökatkon aiheuttamasta vahingosta.
Sähköt tilataan järjestäjältä viimeistään 7 vrk ennen tapahtumaa. Hintaan lisätään 30 %, jos sähkö tilataan myöhemmin kuin 7 vrk ennen tapahtumaa.
Sähkötilaukset: info@eventmakers.fi
Siivous:
Järjestäjä huolehtii messuhallin käytävien ja yleistilojen siivouksesta ja jätehuollosta messujen ajan. Osastojen messujen aikaisesta siivoamisesta vastaa näytteilleasettaja.
Osastosiivouksen voi tilata järjestäjältä: info@eventmakers.fi
Järjestäjä vastaa että tapahtumapaikalta löytyy asianmukaiset jäteastiat.
Vartiointi ja vakuutukset:
Järjestäjä huolehtii järjestyksenvalvonnasta messualueella tapahtuman aukioloaikoina. Tapahtumassa ei ole aukioloaikoina tai rakentamisaikoina muuta vartiointia.
Järjestäjä ei vastaa tavaroiden, rakenteiden tai sisusteiden mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta rakentamis- ja purkuaikoina eikä messujen aukioloaikoina.
Järjestäjän vastuuvakuutus korvaa vain järjestäjän laitteista tai rakenteista kolmannelle henkilölle mahdollisesti aiheutuneet vahingot.
Näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeelliseksi katsomistaan vastuu- ja muista vakuutuksista.
Teosto perii tekijänoikeuslain edellyttämän maksun osastoilla esitettävästä musiikista ja videoesityksistä. Näytteilleasettaja hoitaa itse tarvittaessa nämä ilmoitukset ja maksut.
Turvallisuus:
Näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan Järjestäjän ja viranomaisten ohjeita palo- ja muuhun turvallisuuteen liittyen. Paloturvallisuutta vaarantavien laitteiden esittelyyn on saatava paloviranomaisen ja järjestäjän lupa.
Tupakointi on sallittu vain ulkona siihen tarkoitukseen merkityllä paikoilla.
Näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan myös muita mahdollisia järjestäjän tapahtumalle asettamia turvallisuusohjeita.
Tapahtuman peruuttaminen/siirtäminen ja yleiset määräykset:
Järjestäjä pidättää itselleen oikeuden messujen peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan, jos Järjestäjän ilmoittamilla perusteilla tapahtumaa ei voida toimeenpanna ilmoitettuna ajankohtana. Järjestäjä pidättää itselleen oikeuden messujen peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan, ellei niitä ylivoimaisten esteiden tai Järjestäjästä riippumattomien tapahtumien, joiden vaikutuksia ei voida kohtuudella välttää tai voittaa, vuoksi voida toimeenpanna ilmoitettuna aikana.
Ilmoittautuessaan tapahtumaan näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan näitä osallistumisehtoja. Näistä poikkeaminen ilman järjestäjän kirjallista suostumusta voi aiheuttaa messuosaston sulkemisen.